Tietosuoja

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Kovin dramaattisia muutoksia päivä ei tuo tullessaan, mutta joihinkin asioihin seuroissa ja liitossa on kiinnitettävä huomiota aiempaa tarkemmin.

Tietosuoja-asetus aiheuttaa näin alkuvaiheessa seuraavia toimenpiteitä seuroissa:

1) Seurassa käydään nyt heti läpi seuran, jaostojen ja joukkueiden henkilörekisterit. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero ja osoite. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy. Turhat ja vanhentuneet tiedot hävitetään. Varmistetaan, että tulevaisuudessa kerätään ja säilytetään vain tarpeellista tietoa ja henkilötietojen turvallisuus on varmistettu asiaan kuuluvalla tavalla. Kun tiedetään nykytila, voidaan kehittää omaa toimintaa.

2) Seuralla on osoitusvelvollisuus. Seuran pitää pystyä osoittamaan se, mitä se tekee tietosuojan varmistamiseksi. Tähän tarvitaan dokumentointia. Seura on rekisterinpitäjä ja henkilötietoja saavat käsitellä vain ne, joilla tehtävänsä vuoksi on siihen tarve. Kannattaakin luoda seuran sisäiseksi asiakirjakseen seloste käsittelytoimista.

3) Tärkeä osa tietosuojan kokonaisuutta on rekisteröityjen (seurojen jäsenten ja kilpailuihin osallistuvien) informointi. Kaikkihan me haluamme tietää, mihin meistä kerättyä tietoa käytetään. Onkin luontevaa tehdä myös vapaamuotoinen seloste jäsenrekisterin käsittelytoimista ja informoida asiasta selkokielisesti rekisteröidylle seuran verkkosivuilla ja kilpailuissa. Tähän voi käyttää oheisia malleja ”Jäsentietojen käsittely seurassa” ja ”Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely”. Niihin voi myös itse lisätä tietoa seuran tavasta käsitellä henkilötietoja.

Lisäsi kisakutsuissa ja kisapaikalla on syytä mainita, että tulokset julkaistaan eri paikoissa, myös internetissä. Dokumentista ”Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely” voi esimerkiksi kopioida seuraavat rivit kilpailukutsuun, kun se julkiastaan liiton/seuran sivuilla:

Kilpailutulokset julkaistaan. Shakkiliitto käyttää pääasiallisena kilpailuohjelmistona SwissManager-nimistä ohjelmistoa, jolla tulokset välitetään internetissä www.chess-results.com-tulossivustolle, selolaskentaan sekä Fiden elolaskentaan. Tuloksia ja niistä muodostettuja tilastoja voidaan toimittaa julkaistavaksi myös muilla verkkosivuilla, teksti-tv:ssä, televisiossa, sanoma- ja aikakauslehdissä, sosiaalisessa mediassa sekä liiton hallinnoimissa video- ja valokuvagallerioissa. Kilpailujen yhteydessä osallistujia voidaan kuvata ja videoida.

4) Jäsenseurojen ja liiton välille solmitaan sopimus jäsenrekisterin pitämisestä ja luovuttamisesta liitolle. Tässä käytetään oheista sopimusmallia.

Läheskään kaikki EU:n tietosuoja-asetuksen osalta ei ole valmista vielä 25.5.2018. Urheilulle tärkeitä soveltamisohjeita kirjataan Urheilun omaan käytännesääntöön, jonka on luvattu ilmestyvän mahdollisimman pian vuoden 2018 loppupuoliskolla. Urheilun käytännesäännössä otetaan kantaa esimerkiksi lähtö- ja tuloslistojen julkaisemiseen ja muihin vastaaviin asioihin.

ASIAKIRJAT
Henkilötietojen käsittely Shakkiliitossa

SUOMISPORT – seloste rekisterin käsittelytoimista

SUOMISPORT – rekisteriseloste

Sopimus jäsenrekisterin pitämisestä ja luovuttamisesta

MALLI: Jäsentietojen käsittely seurassa

MALLI: Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely

LISÄTIETOA

Tietosuoja urheilun lajiliiton näkökulmasta

Hyvä tietosuoja lisää luottamusta urheiluseuraan

Rekisteröityjen informoinnista

Helppoja koulutuspaketteja tietosuojasta