Vuoden 2018 kokousten pöytäkirjat

Pöytäkirja
Asia: Suomen Shakkiliiton hallituksen kokous 1/2018
Aika: 16.1.2018 klo 17.05–20.00
Paikka: Hiomotie 10, Helsinki

Riikka Wulff                                         pj                              1–19
Markku Raitanen                              vpj                           1–19
Reijo Taipale                                                                        1–19
Veikko Valo                                                                          poissa
Sauli Alho                                                                               1–19
Mika Hakala                                                                         1–19
Petri Pitkänen                                                                      1–19
Jyrki Kytöniemi                                                                    1–19

Marko Tauriainen                             tj                               1–19

1 § Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.05.

2 § Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3 § Työjärjestyksen hyväksymisestä päättäminen
Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys. Muissa asioissa käsitellään Ålands Schackklubbenin liittymishakemus.

HALLINTO

4 § Hallituksen jäsenten esittäytyminen ja työnjako
Hallituksen jäsenet esittäytyivät.

Todettiin tässä vaiheessa riittäväksi liiton vanha organisaatiokaavio.

Hallituksen kokouksista tiedotetaan julkaisemalla kokouspöytäkirjat.

Puheenjohtaja vastaa kriisitiedotuksesta.

5 § Toimikunnat ja työryhmät
* Shakkituomarit
Shakkituomarit kokoontuvat shakin päivänä 14.1. Areenalla mahdollisen shakkituomariyhdistyksen perustamista varten. Puheenjohtaja on keskustellut tapahtumassa tuomareiden kanssa.

Kuultiin Mika Hakalan selvitys tuomaritapaamisesta. Tuomareiden tahtotilana kokouksessa oli, että liiton sääntöjä muutetaan siltä osin, että shakkituomaritoimikunta palautetaan ja se olisi kerhojen kokouksen ei hallituksen alainen. Shakkituomaritoimikunnan tehtäviin kuuluisivat mm. säännöt, toimitsijapätevyydet ja -koulutukset.

Päätettiin puheenjohtajan esityksen mukaisesti perustaan työryhmä, joka tekee seuraavaan hallituksen kokoukseen esityksen asiasta. Työryhmää vetää Mika Hakala.

* Selotoimikunta
Selotoimikunnalta pyydettiin ennen kokousta esitystä kokoonpanokseen vuodelle 2018. Todettiin, että selotoimikunta haluaa jatkaa nykyisellä kokoonpanollaan.

Päätetiin, että selotoimikunta jatkaa vuoden 2018 nykyisellä kokoonpanolla. Päätettiin antaa toimikunnalle ohjeistukseksi vuodelle 2019, että sen kokoonpano voisi olla muotoa 1+2 jäsentä.

* JSM-toimikunta
JSM-toimikunnalta pyydettiin ennen kokousta esitystä kokoonpanokseen vuodelle 2018.

Päätettiin, että JSM-toimikunta jatkaa ennallaan, ja siihen kuuluvat Jyrki Kytöniemi (pj) ja Lauri Hagelberg.

* Liiton kurinpitäjä
Valittiin Jyrki Raki jatkamaan kurinpitäjänä.

* Muut työryhmät
Todettiin, että koulushakkityöryhmä on valittu edellisessä kokouksessa, ja sen puheenjohtaja on Kai Sippola. Todettiin, että muut työryhmät ja toimikunnat ovat saaneet työnsä päätökseen ja ne lakkaavat olemasta.

6 § Työntekijät ja toimihenkilöt
Todettiin työntekijätilanne: Marko Tauriainen, toiminnanjohtaja 1.11.2013 alkaen, vakituisena 1.9.2016 alkaen. Aleksi Olander, palvelupäällikkö 12.6.2017 alkaen, määräaikainen sopimus uusittu ajalle 1.1.–31.12.2018. Sami Heinonen, toimistosihteeri 1.5.2017 alkaen, työsuhde päättyy 31.1.2018 (jää loppuajaksi vuosilomalle 11.1.2018).

Päätettiin selvittää työntekijätarve ja valtuutettiin puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja tarvittaessa työllistämään lisätyövoimaa palkkatuella.

7 § Edustukset muissa organisaatioissa ja yhtiöissä
* Suomen edustaja Fidessä ja ECUssa
Valittiin Jouni Lehtivaara.

* Suomen edustaja Pohjoismaiden Shakkiliitossa
Päätettiin hoitaa yhteistyönä puheenjohtajiston ja toiminnanjohtajan välillä.

* Suomen edustaja Pohjoismaiden koulushakkikomiteassa
Päätetiin, että tänä vuonna mahdollisiin tapaamisiin ja kokouksiin osallistuvat Antti Aalto ja/tai Kai Sippola.

* Suomen edustaja Pohjoismaiden naisshakkitoimikunnassa
Valittiin Heini Puuska.

* Suomen edustaja Pohjoismaiden seniorishakkitoimikunnassa
Valittiin Eero Patola.

* Shakkiliiton edustaja Bridge Areena Oy:n hallituksessa
Valittiin Marko Tauriainen.

8 § Chess Events Oy
Nimitettiin Chess Events Oy:n hallitus. Päätettiin valita yhtiön hallitukseen liiton hallituksesta puheenjohtaja Riikka Wulff ja varapuheenjohtaja Markku Raitanen sekä Jyrki Kytöniemi ja Petri Pitkänen.

Todettiin, että Jyväs-Shakki ja Chess Events eivät tee yhteistyötä Heart of Finlandin osalta. Joukkuepikapelin SM:n kisojen osalta mahdollinen yhteistyö jää vielä harkittavaksi.

9 § Suomen Shakkikustannus Oy
Päätettiin, että liiton puheenjohtaja selvittää yhtiön mahdollista lopettamista.

10 § Tulevat kokoukset
Päätettiin, että hallituksen kokous pidetään neljä kertaa vuodessa. Sovittiin seuraavien kokousten ajankohdat:

Hallitus 4.4.2018 klo 17 Tampereella
Hallitus 28.8.2018 klo 17 Helsingissä

Todettiin, että hallituksen kokouksissa voidaan hyödyntää skypeä ja että hallitus voi käsitellä asioita myös sähköpostitse.

Kerhojen kokous 29.4.2018 Helsingissä klo 13
Kerhojen kokous 18.11.2018 Helsingissä klo 13

TALOUS

11 § Liiton talous- ja lisenssitilanne
Todettiin lisenssitilanne. Lisenssin lunastaneita oli kokoukseen mennessä n. 700.

Keskusteltiin Suomisportista ja sen mahdollisista vaikutuksista lisenssimääriin. Todettiin, että tarvitaan lisää lisenssipelaajia erityisesti lapsista ja nuorista.

12 § Selvitys Vierumäen juhlaturnauksesta
Todettiin, että Vierumäen turnaus tuotti 9000 euron tappion. Tappion selittää, että puhuttua sponsorituloa ei ollut saatu.

Todettiin, että rahojen käyttö tilanteessa, jossa sponsorisopimusta ei ollut olemassa, osoitti huonoa hallintotapaa. Huonoa hallintotapaa osoitti myös, että turnausta ei järjestetty liiton hallituksen päätöksen mukaisesti Chess Eventsin toimesta.

Päätettiin pyytää talouden ja turnauksen organisoinnin osalta lisäselvitystä edelliseltä puheenjohtajalta.

13 § Luottokortit ja tilinkäyttöoikeudet
Lopetetaan liiton aiemman puheenjohtajan Juha Sundelinin (XXXXXX-XXXX) tilinkäyttöoikeus Suomen Shakkiliitto ry:n (Y‐tunnus: 1106880‐1) tiliin FI39 2059 1800 0147 18 sekä tiliin yhdistetty luottokortti (MasterCard).

Vaaditaan Juha Sundelinilta selvitys kaikille luottokorttiostoille v. 2017 osalta. Päätettiin, että puheenjohtaja selvittää yhdessä tilintarkastajien kanssa, miksi kuitteja ja selvityksiä luottokorttilaskuille 2016 ei ole saatu. Päätettiin, että jos selvityksiä ei saada, luottokorttiostoista lähetetään Juha Sundelinille lasku. Päätettiin myös, että tilinpäätöstä ei allekirjoiteta ennen kuin kuitit ja selvitys on saatu.

14 § Suomen tehtäväniekkojen ja Suomen kirjeshakkiliiton toiminnan tukeminen
Todettiin, että edellisellä hallituskaudella on sovittu liiton puheenjohtajan Juha Sundelin ja Tehtäväniekkojen ja Kirjeshakkiliiton välillä, että heille vuosittain myönnettäviä avustuksia maksetaan toteutuneita kuluja vastaan ja molemmille maksettavasta summasta leikataan 300 euroa. Näin tehtäväniekoille maksetaan 2100 euroa ja Kirjeshakkiliitolle 1500 euroa.

15 § Toiminnanjohtajan työsuhdematkalippu
Toiminnanjohtaja työskentelee kolme päivää viikossa Helsingissä, ja etätyöt suoritetaan pääsääntöisesti kotikonttorilla. Päätettiin, että työnantaja maksaa toiminnanjohtajan työsuhdematkalipun ajalle 17.1.–31.12.2018 (arvo n. 2000 eur).

TOIMINNAN KEHITTÄMINEN

16 § Shakkifoorumi
Todettiin liiton hallituksen 18.3.2017 tekemä päätös Shakkifoorumista.

”Shakkifoorumi uudistetaan. Kirjoittaminen sallitaan vain omalla nimellä. henkilöllisyyden todentaminen ratkaistaan palvelun toimittajan kanssa.”

Valtuutettiin toiminnanjohtaja selvittämään foorumin toteutusta.

17 § Valmennustoiminta
Hallitukselle annettiin tiedoksi, että:

* Naiset
Osa naisten edustusjoukkueen pelaajista on oma-aloitteisesti palkannut valmentajaksi Kalle Niemen. Valmennusta on etänä kerran viikossa vuoden ajan. Toiminnanjohtaja on omien valtuuksiensa rajoissa myöntänyt liitolta naisten valmennuksen järjestämiseen 500 eur/v. Valmennukseen osallistuvien ja valmentajan kanssa tehdään sopimus

* Miehet
Miehiltä pyydetään esitystä, kuinka heidän mielestään valmennus tulisi järjestää. Kun esitys saadaan, hallitus tutustuu siihen ja tekee päätöksen jatkosta.

* Nuoret
Nuorten valmennuksesta järjestetään tarjouskilpailu. Nykyinen stipendijärjestelmä muutetaan tukemaan systemaattista nuorisovalmennusta. Valmennukseen luodaan kriteerit, joita voivat olla sijoitus selolistalla, sijoitus nuorten ja koululaisten SM-kilpailuissa, nuoren oma motivaatio ja kiinnostus.

Hyväksyttiin yllä olevat esitykset. Nuorten valmennuksen osalta asiaan päätettiin palata seuraavassa kokouksessa.

Lisäksi hyväksyttiin, että toiminnanjohtaja työstää yhdessä Kai Sippolan kanssa seuratasolle VOK-koulutuksia, jotka toteutetaan yhteistyössä esim. Vierumäen tai Etelä-Suomen Liikunta- ja Urheilun kanssa.

18 § Muut asiat
Hyväksyttiin Ålands Schackklubbenin jäsenhakemus ja toivotettiin ahvenanmaalaiset tervetulleeksi takaisin Shakkiliittoon.

Päätettiin, että Mika Hakala kysyy Jouni Lehtivaaraa toimitsijarekisterin ylläpitäjäksi. Jos Lehtivaara ei ole käytettävissä, hommaan valitaan Jyrki Kytöniemi.

19 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.00.